צופים עולמי היא תנועה ציונית עולמית אשר פועלת בישראל ובתפוצות למען חינוך דור יהודי-ישראלי הרואה עצמו חלק מהעם היהודי ומרגיש קשר עמוק למדינת ישראל. הארגון מהווה גשר בין הקהילות הישראליות והיהודיות ברחבי העולם ומייצר הזדמנויות לפיתוח קשרים בינלאומיים.
תיאור התפקיד: אחריות על ניהול ותכלול כלל ההיבטים האדמיניסטרטיביים והתפעוליים של מטה הארגון, תוך טיפוח סביבת עבודה מקצועית, מתן מענה שוטף למנהלים/ות ולעובדי/ות והובלת תהליכים לשיפור השירות והתפעול בארגון.
תחומי אחריות עיקריים:
- ניהול ותפעול שוטף של המשרד וסביבת העבודה.
- ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור הנהלת הארגון.
- אחריות על קליטת עובדים/ות חדשים/ות בהיבט אדמיניסטרטיבי ותפעולי.
- תיאום נסיעות עבודה בארץ ובחו"ל והיערכות לוגיסטית בהתאם.
- הזמנות ציוד והתנהלות מול ספקים ונותני שירות.
- עבודה שוטפת מול מחלקת הכספים בנושאי רכש, הזמנות וחשבוניות.
- מתן שירות ומענה מקצועי לעובדי/ות הארגון, למתנדבים/ות ולגורמים נוספים (לרבות: ועד מנהל, שותפים ממשלתיים ומנהלי/ות פעילות הארגון בחו"ל).
- שותפות בארגון אירועים לרווחת העובדים/ות.
דרישות התפקיד:
- ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי ו/או תפעולי – חובה.
- ניסיון בניהול יומנים ותיאום פגישות – חובה.
- שליטה מלאה ביישומיOffice ובמערכות מחשוב.
- יכולות סדר וארגון גבוהות, עבודה עצמאית וניהול משימות מרובות.
- תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים.
- יוזמה, אחריות ויכולת עבודה בסביבה דינמית.
- היכרות עם המגזר החברתי ו/או חינוך בלתי פורמלי – יתרון.
- חיבור לערכי ופעילות הארגון.
